Att arrangera ett digitalt event behöver inte alls vara svårare än något annat. Om något så slipper du ju se efter en hel lokal, erbjuda snacks till alla eller fixa andra småsaker som i längden tar mycket tid från det faktiska eventet. Ett digitalt event gör det, på många fronter, mer lättillgängligt för vem som helst (oavsett hur tajt budgeten är) att kunna genomföra ett lyckat event. I dessa tider är det speciellt viktigt att man lär sig hur man kan göra detta på ett bra sätt, då de digitala eventen verkar vara här för att stanna.
Vet du inte hur du ska arrangera ett digitalt event så är det här du får svaret. Nedan har vi samlat de viktigaste stegen för att skapa ditt egna digitala event som fungerar, följt med några extra tips för att lyckas så bra som möjligt.
Innehållsförteckning:
Hur arrangerar man ett digitalt event?
1. Ha en tydlig plan
Innan du planerar något event är det viktigt att veta vad syftet med det hela är. Vad är det du vill förmedla till deltagarna och hur ska det förmedlas? Se det utifrån både ditt egna perspektiv som eventfixare samt deltagarnas. Vad vill du ha ut av eventet och hur kan du åstadkomma det genom att samtidigt ge deltagarna det de är ute efter?
Reflektera över allt som innefattar innehållet av ditt digitala event. Vill du bjuda in en gäst? Är du ensam talare eller ska det vara fler bakom eventet? Ska fokuset ligga på att ha en stor föreläsning eller jobba nära i mindre grupper? Ska eventet ske under en dag eller vara uppdelat i olika delar? Se till att bestämma alla praktiska delar innan du bestämmer ett datum.
2. Välj rätt plattform
Digitala event är, oftast, mestadels livestreaming. Se därför till att i första hand välja en plattform som stödjer livestreaming, men som gärna tillför andra funktioner också. Det finns många utvecklade programvaror som används flitigt i den digitala sfären, såsom Zoom och Microsoft Teams.
Välj helt enkelt utifrån vilka behov du har för din livestream. Relevanta faktorer att ha i åtanke kan vara antal deltagare, sätt att kommunicera med “publiken”, skärmdelning och möjligheten att ha omröstningar.
Läs mer ► Digital konferens – Kan Zoom bidra till ett lyckat event?
Ett alternativ kan vara att använda exempelvis Zoom och sedan koppla livestreamen till en egen Facebook-grupp för eventet. På så sätt kan du enkelt spara uppspelningen för de deltagare som kanske inte hade möjlighet att kolla live, liksom använda en plattform majoriteten har tillgång till.
3. Marknadsför till rätt personer
När du bestämde syftet med ditt digitala event så borde du också ha fått en tydlig bild av vem som skulle gynnas av att vara delaktig i det. Se till att marknadsföra ditt digitala event utifrån den personens behov, för att göra ditt erbjudande oemotståndligt. Förklara tydligt vad man får ut av att just komma på ditt event!
Har du redan ett community med människor som faller inom ramen för din “ideala” publik, marknadsför där! Har du inte det, finns stora möjligheter att använda sig av annonser som specifikt syns för personer som visat intresse för det ditt event handlar om.
Detta kan du göra på bland annat Facebook och Instagram. Har du inte redan ett community är det extra viktigt att lägga fokus på att presentera eventet på ett oemotståndligt sätt!
4. Se till att allt material fungerar
Denna punkt är bred då material både betyder det du lär ut samt din tekniska utrustning. I ett digitalt event är båda dessa lika viktiga för att ha någon chans att lyckas och fallerar den ena så blir den andra betydelselös. Se därför till att testa båda delarna innan du väl ska börja med ditt digitala event!
Gör en provomgång med hur du tänkt presentera din information för någon annan. Låtsas som att du har det digitala eventet och presentera det exakt som du tänkt dig. Be den valda åskådaren ge konstruktiv kritik baserat på både din retoriska förmåga samt ditt innehåll.
Vad kan du förbättra? Förstår man ditt budskap? Bör något förenklas? Ta åt dig av kritiken och finslipa på ditt framträdande och innehåll för att i realtid sedan kunna erbjuda ett så bra event som möjligt!
När det gäller den tekniska utrustningen är det lika viktigt. Se till att ljudet fungerar som det ska, att bilden inte laggar och att din bakgrund ser bra ut. Testa även att alla eventuella funktioner (omröstningar, livechatt etc.) fungerar som det ska i förväg. Det sista du vill är att ha ett digitalt event som misslyckas av enbart tekniska skäl.
5. Ta emot feedback i efterhand
Liksom allt annat i livet är digitala event något man blir bättre på genom att öva! Se därför till att ta emot feedback efter eventet. Vad var bra? Vad kan du förbättra till nästa gång? Hur många var det som faktiskt dök upp?
Även om du har en viss åsikt så betyder det inte att alla andra delar den, så var öppen till nya synvinklar och idéer du inte tänkt på innan.
Dessutom kan det vara smart att kolla vilka som skrev upp sig för att vara med men som inte dök upp. Kom de första dagen men inte nästa? Isåfall – varför? Reflektera över hur du kan göra ditt digitala event ännu mer attraktivt nästa gång.
I nästa del ger vi några av våra tips som kan öka engagemanget i ditt digitala event!
Tips för ett lyckat digitalt event
Det är lätt att tro att man inte kan få till ett lika bra event digitalt som i verkligheten. Den tanken kommer antagligen ifrån att vi egentligen inte är så vana med att förflytta de flesta delarna av våra liv till den digitala sfären, vilket får oss att tveka på det. Sanningen är att det finns oändligt många fördelar med att hålla i ett event digitalt, för både arrangör som deltagare.
Vad som kräver extra omtanke dock, är hur du kan se till att bevara det sociala samspelet som är så unikt med events. Hur kan man mingla – fast på datorn? Hur kan man hålla intresset uppe bland deltagarna? Här kommer några tips för att se till så att ditt digitala event verkligen lyckas!
Vi hjälper dig med Livestream ► Allt du behöver för en lyckad livestream
Ett digitalt event kan inte ha samma upplägg som ett fysiskt. Det kanske är självklart för vissa och mindre självklart för andra, men för att verkligen lyckas med ett digitalt event krävs det att du också anpassar det efter den virtuella världen.
Ett fysiskt event kan pågå i flera dagar och innehåller ofta mycket tid för mingel och aktiviteter som egentligen inte är nödvändiga.
Sker det i verkligheten är det helt lugnt och normalt att utforma sina events på detta sätt, men skulle du verkligen orka sitta vid en skärm så länge i tre dagar? Antagligen inte.
En viktig faktor för att lyckas med ett digitalt event är därför att korta ned det. Målet är att behålla intresset hos deltagarna, vilket sker genom att köra efter termen “kort och koncist”. Tänk på ditt event ur ett produktionsperspektiv.
Det blir nästan som att deltagarna ser på en film hemifrån, så hur gör man filmen intressant? Ett gott råd är att skapa dynamik i eventet genom att blanda förinspelat material eller utomstående klipp med det som sker live.
När ett event sker digitalt är det extra viktigt att fokuset ligger kring att främja budskapet, då inte de sociala bitarna i pusslet kan finnas med på samma sätt.
Uppmuntra engagemang
En annan viktig faktor för att lyckas med ditt digitala event är att fortfarande engagera publiken i att själva vara delaktiga genom frågor, synpunkter och insikter. Ett bra sätt att göra detta är att använda sig av chattfunktionen som finns på diverse olika streamingtjänster.
Där kan deltagarna kommunicera med varandra under eventets gång. Ett tips kan också vara att avsätta lite tid på slutet av eventet som bara är till för att besvara frågor, så alla får en chans att fundera vad de vill fråga under eventets gång.
Läs mer ► Livestream på Sociala Medier – Sändning, utrustning & tips
Du kan även ställa frågor till publiken. Använd olika funktioner för omröstningar, anordna ett quiz eller be tittarna livetweeta med en speciell hashtag.
Det är oerhört viktigt att ibland ta en paus från det väldigt konkreta och informativa till ett mer avslappnat uttryck, där också deltagarna blir påminda om att de är viktiga i ditt event!
Precis som med alla andra sociala tillställningar så kommer informationen eventuellt inte uppfattas intressant om det inte finns variation i sättet det förmedlas på.
Dela ut material
På vanliga events brukar man dela ut både workbooks och manualer med nyttig information för att ge informationen ännu mer bredd. Se till att göra det även på ditt digitala event!
I god tid innan evenemanget ska börja, maila ut alla viktiga dokument som ska vara med, gärna så pass långt innan att alla har en chans att skriva ut dem. Ett bra tips är att fördela frågorna i workbooken efter varje del i ditt digitala event.
Exempelvis, låt oss säga att du har ett digitalt event om hur man startar ett eget företag online. Dag 1 handlar om hur man hittar sitt syfte och sin passion och hur man förvandlar det till något vinstgivande.
Låt då frågorna handla om just det i din workbook. “Vilka talanger har jag som skulle kunna användas i ett säljsyfte?” är exempelvis en en bra och relaterad fråga, som inbjuder till reflektion kring ämnet du diskuterat på ditt event.
Skapa en Facebook-grupp
Även om du kanske väljer att hålla ditt digitala event någon annanstans, är det väldigt nyttigt att ha en separat plattform för alla deltagare att kunna kommunicera med varandra.
Kanske vill någon dela med sig av sina tankar kring eventet eller reflektera med andra deltagare kring sin workbook, eller helt enkelt för att bygga ut sitt kontaktnätverk.
Det kan helt enkelt vara väldigt smart att bygga ett community där alla kan skriva om diverse saker samt prata med varandra utan stressen av en livechat medan eventet pågår.
Att känna samhörighet med de andra i eventet är väldigt viktigt för känslan överlag, det är ju därför minglet anses så viktigt på fysiska event. Se till att bevara det även digitalt!
Läs mer ► Hur livestreamar man på YouTube?
Om något kan du se det som en fördel att använda en Facebook-grupp för kommunikation över ett vanligt socialt mingel. Om någon postar ett inlägg i gruppen så ser ju alla det, vilket också gör personens chanser att bygga ut sitt nätverk eller få hjälp ökar gentemot om det enbart är privata samtal som sker.
